05/10/2011 18:09

Les entreprises invitées à édicter des règles d'utilisation des courriels

Les entreprises doivent édicter des règles de bon usage des messageries électroniques pour éviter que cet outil ne devienne notamment une source de stress et de conflits, dit l'Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises (Orse).

A l'issue d'un travail avec des entreprises, des syndicalistes et des chercheurs, l'Orse a présenté mardi son guide "pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entreprises".

Ses recommandations "n'ont pas vocation à s'imposer comme de nouvelles normes" mais doivent susciter "une discussion entre salariés, managers, DRH, syndicats et directions des systèmes de l'information".

Au passage, l'Orse rappelle que différents travaux ont montré que "56% des utilisateurs consacrent plus de deux heures par jour au traitement de leur boîte de réception. 38% reçoivent plus de 100 courriels par jour; 70% des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle".

"On a mis du temps à examiner les contours néfastes de la messagerie électronique, mais aujourd'hui les organisations doivent davantage apprendre à composer avec cet outil", explique la chercheuse Géraldine de la Rupelle qui a travaillé à l'élaboration du guide.

"Cela veut parfois dire revenir sur des mauvaises habitudes, ce qui n'est jamais facile", a-t-elle ajouté. Mais cette démarche est indispensable selon Géraldine de la Rupelle car "la messagerie électronique génère aujourd'hui de la souffrance".

Les recommandations de l'Orse concernent notamment l'envoi des messages: s'interroger sur la pertinence du courriel au regard d'autres outils de communication, n'aborder qu'un seul sujet par courriel, indiquer de manière explicite l'objet du message, éviter un langage trop personnel ou affectif, ne pas abuser des pièces jointes, cibler les destinataires, s'interroger sur le moment le plus opportun pour l'envoi d'un message, etc.

Concernant la réception des courriels, il est suggéré de ne pas activer les alertes sonores ou visuelle d'arrivée de messages, se réserver des plages horaires spécifiques pour vérifier ses messages, de se laisser le temps de la réflexion pour répondre, de ne pas systématiquement répondre à tous", de ne pas oublier qu'un message formalise un engagement, etc.

"Il ne suffit pas de rédiger une charte, il faut ensuite mettre en oeuvre une réelle communication interne pour la diffuser", ajoute l'Orse.

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Vos réactions

Portrait de Smily The Clown
5/octobre/2011 - 21h56

J'ai fait une formation avec ma boite pour réduire les mails. Très utile, on lève son cul et on va directement voir la personne concernée. On prends ses responsabilités et on arrete de se cacher derrière des mails pour se proteger.

Portrait de obscure
5/octobre/2011 - 19h19

C'est clair que j'aimerais pouvoir envoyer mes mails sans mettre ma collègue en copie. Elle m'énèrve ! C'est soit, je l'ai pas mise en copie et c'est :"Vous avez bien envoyé 1 mail à Machin pour..." car vous m'avez pas mis EN COPIE. Ou alors je la met en copie et c'est des repproches: "oh mais vous auriez dire plutôt ceci ou celà...". Quelle casse pied !

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